Orquestación de procesos con low-code, del diseño al gobierno

La orquestación de procesos es la coordinación de personas, sistemas, reglas y automatizaciones a lo largo de un proceso completo, para que cada etapa ocurra en el orden correcto, con la información necesaria y con visibilidad sobre su estado. Con plataformas low-code, esa coordinación se diseña, se prueba y se ajusta sin programar cada flujo desde cero.

Piense en una directora financiera que pregunta, en plena reunión de presupuesto, por qué una solicitud de compra aprobada hace días todavía no aparece en el ERP. El área de operaciones asegura que la aprobó a tiempo, compras dice que no recibió la notificación y tecnología confirma que la aplicación funciona. Todos tienen razón y, aun así, el proceso falla, porque nadie orquesta el recorrido completo.

Este artículo complementa nuestro análisis sobre integración low-code para conectar aplicaciones y datos con su CRM y ERP, que explica cómo se comunican los sistemas. Aquí el foco está en el proceso, en cómo se diseña antes de automatizarlo, cómo se gobierna cuando las aplicaciones se multiplican y cómo se mide su valor. Si necesita primero una introducción a la tecnología, consulte ¿Qué es una plataforma low-code y para qué sirve?

¿Por qué la integración low-code comienza por el proceso y no por la herramienta?

Antes de elegir conectores, APIs o plataformas de automatización, conviene revisar qué necesita conseguir la organización.

Supongamos que una empresa quiere reducir el tiempo de gestión de solicitudes de compra. Actualmente, un colaborador envía un formulario, su responsable lo aprueba por correo y alguien del equipo administrativo revisa la disponibilidad presupuestaria antes de registrar la solicitud en el ERP.

Una aplicación low-code podría reemplazar el formulario y centralizar las aprobaciones. Pero si después alguien debe copiar los datos al ERP, solo habremos digitalizado una parte del recorrido.

Para conectar el proceso completo, primero necesitamos comprender cómo se mueve la solicitud y qué sistemas intervienen.

Identificar las etapas y sus dependencias

El análisis debería responder cinco preguntas:

• ¿Qué evento inicia el proceso y qué resultado debe producir?
• ¿Qué información requiere cada etapa y dónde se encuentra?
• ¿Qué decisiones necesitan aprobación humana?
• ¿Qué acciones pueden ejecutarse automáticamente?
• ¿Qué sistema debe registrar el resultado y comunicar su estado?

Estas respuestas permiten definir qué necesita hacer la aplicación y cuáles son las responsabilidades de los sistemas con los que se relacionará.

En el ejemplo anterior, la aplicación podría gestionar la solicitud y mostrar su estado, mientras una automatización consulta información presupuestaria, envía aprobaciones y registra la operación en el ERP cuando corresponda.

Así, el usuario trabaja desde una experiencia más sencilla sin que la empresa tenga que reconstruir todas las capacidades financieras dentro de la aplicación.

Evitar automatizar las ineficiencias existentes

También es importante cuestionar si las actividades que hoy conforman el proceso siguen siendo necesarias.

Una aprobación duplicada, una validación que nadie utiliza o una transferencia manual que existe por una limitación anterior no deberían conservarse automáticamente en la nueva solución.

Desarrollar una aplicación sobre un proceso mal diseñado puede hacer que sus ineficiencias se ejecuten con mayor rapidez.

La automatización de procesos debe acompañarse de una revisión de las actividades, decisiones y responsabilidades que conforman la operación. De lo contrario, existe el riesgo de trasladar problemas existentes a una nueva plataforma.

Como explicamos en nuestro análisis sobre los costos de automatizar procesos mal diseñados, ejecutar una actividad automáticamente no garantiza que produzca mejores resultados.

Por eso, el diseño de una solución low-code debe partir del proceso empresarial. La tecnología se incorpora después, cuando está claro qué actividades aportan valor, cuáles pueden simplificarse y dónde es necesaria una integración.

¿Qué diferencia hay entre gestión de procesos de negocio, orquestación y automatización?

Los tres términos suelen usarse como sinónimos en las reuniones de dirección, pero describen niveles distintos de una misma ambición. La automatización ejecuta tareas concretas sin intervención humana, como enviar una notificación o registrar una orden. La gestión de procesos de negocio, conocida como Business Process Management (BPM), es la disciplina que modela, mide y mejora los procesos de la organización de manera continua. La orquestación de procesos es la capa que coordina a las personas, los sistemas, los robots de software y, cada vez más, los agentes de inteligencia artificial que participan en un proceso de punta a punta.

La diferencia importa porque cada nivel responde a una pregunta distinta. La automatización responde cómo hacer más rápido una tarea. El BPM responde cómo debería funcionar el proceso. La orquestación responde quién hace qué, en qué orden y con qué información cuando intervienen varias áreas y varias plataformas al mismo tiempo. Una empresa que automatiza sin orquestar suele terminar con islas de eficiencia conectadas por correos electrónicos y hojas de cálculo.

Plataformas como Appian reúnen estas capacidades en un mismo entorno. Permiten modelar el proceso en notación BPMN, construir las interfaces con herramientas low-code, conectar los sistemas existentes y orquestar las tareas humanas y automáticas desde un solo lugar, como explicamos en cómo Appian automatiza lo que se dibuja en BPMN. La evolución de este enfoque se analiza en del BPM tradicional a la hiperautomatización.

En ICX abordamos estos proyectos desde nuestra práctica de gestión de procesos de negocio (BPM) y de orquestación de procesos, porque la tecnología rinde cuando el proceso ya está bien pensado. Las secciones que siguen muestran cómo sostener esa coordinación cuando las aplicaciones low-code empiezan a multiplicarse.

¿Cómo gobernar el low-code para evitar nuevas aplicaciones aisladas?

Una de las ventajas del low-code es que diferentes equipos pueden participar en la creación de soluciones. Esto favorece la respuesta a necesidades específicas y puede reducir la dependencia de desarrollos completamente personalizados.

Pero a medida que aumenta el número de aplicaciones, también crecen las responsabilidades de mantenimiento.

Una solución creada para un área puede convertirse en un componente importante de la operación. Si depende de una única persona, utiliza credenciales personales o no cuenta con documentación, cualquier modificación puede representar un riesgo.

Por eso, es importante establecer reglas comunes para desarrollar, operar y mantener las aplicaciones.

Qué debe contemplar un modelo de gobierno low-code

Un modelo práctico puede organizarse alrededor de seis componentes:

El nivel de control debe ser proporcional al riesgo y a la importancia de cada aplicación.

Una herramienta interna utilizada por cinco personas no necesariamente necesita el mismo esquema de gobierno que una aplicación integrada con operaciones financieras críticas.

Sin embargo, ambas deberían contar con responsables identificables y reglas mínimas para garantizar su continuidad.

Reutilizar antes de desarrollar nuevamente

La reutilización es una de las capacidades que puede favorecer el crecimiento ordenado de un ecosistema.

Si varias aplicaciones necesitan consultar el estado de un pedido, conviene evaluar si esa capacidad puede ofrecerse mediante un servicio compartido, en lugar de crear una integración distinta para cada solución.

Lo mismo ocurre con reglas de validación, componentes de interfaz o flujos de aprobación que tienen funciones equivalentes.

Reutilizar no consiste en forzar que todas las aplicaciones funcionen de manera idéntica. Significa identificar aquello que puede mantenerse de forma común y dejar espacio para las particularidades de cada proceso.

En este punto, el rediseño y la optimización de procesos empresariales ofrecen una base para identificar qué actividades deben estandarizarse, cuáles necesitan evolucionar y dónde conviene introducir nuevas capacidades tecnológicas.

Esta relación entre tecnología, operación y gobierno resulta especialmente importante para sostener las mejoras en el tiempo.

¿Cómo evaluar si una estrategia low-code está generando valor?

El número de aplicaciones publicadas puede ser útil para entender el nivel de adopción de una plataforma. Sin embargo, no demuestra por sí solo que los procesos sean más eficientes o que la arquitectura sea más fácil de mantener.

Una empresa podría desarrollar veinte aplicaciones y seguir dependiendo de transferencias manuales entre sistemas.

Otra podría desarrollar solo cinco y conseguir mejoras relevantes en procesos que involucran diferentes áreas.

Para evaluar el resultado, conviene incorporar indicadores vinculados con el funcionamiento de la operación.

Indicadores para medir integración, eficiencia y sostenibilidad

Estos indicadores deben acompañarse de una línea base. Sin conocer el estado anterior, resulta difícil atribuir las mejoras a una nueva solución.

También conviene distinguir las métricas técnicas de los resultados empresariales. Una integración puede tener una disponibilidad elevada, pero aportar poco valor si conecta una actividad que no era prioritaria.

La evaluación debe relacionar el desempeño tecnológico con los objetivos del proceso.

Un punto de partida para construir el ecosistema

La organización no necesita integrar todas sus aplicaciones simultáneamente.

Un camino razonable consiste en seleccionar primero un proceso importante que actualmente dependa de varias plataformas y presente oportunidades claras de mejora.

A partir de ese proceso, el equipo puede:

1. Documentar el recorrido actual de la información y las actividades.
2. Identificar sistemas existentes y responsabilidades sobre los datos.
3. Definir las integraciones necesarias y evaluar su viabilidad.
4. Desarrollar o adaptar la solución low-code.
5. Medir su resultado y documentar los componentes reutilizables.

Este primer ejercicio permite validar decisiones de arquitectura y establecer criterios que podrán aplicarse a futuras soluciones.

Para procesos con múltiples tareas manuales, también puede ser útil revisar las capacidades de automatización inteligente de procesos y determinar si tecnologías como la inteligencia artificial o la automatización robótica pueden aportar valor a actividades específicas.

Lo importante es que cada incorporación tecnológica responda a una necesidad identificada y pueda evaluarse mediante resultados concretos.

¿Qué debe preguntar la alta dirección antes de orquestar un proceso con low-code?

La decisión de orquestar un proceso rara vez es técnica en su origen. Suele nacer de una frustración ejecutiva, como un ciclo de cotización que se alarga, un cierre contable que depende de conciliaciones manuales o una experiencia del cliente que se rompe cada vez que un caso cambia de área. Por eso conviene que la conversación empiece en el comité de dirección y no en el área de tecnología.

La primera pregunta es qué resultado de negocio debe mejorar y cómo se medirá, porque sin una línea base cualquier avance será una opinión. La segunda es quién será el dueño del proceso de punta a punta, una figura que muchas organizaciones no tienen porque cada área responde solo por su tramo. La tercera es qué sistemas son la fuente de referencia de los datos que el proceso necesita, una decisión que, si se posterga, termina resolviéndose de manera improvisada en cada integración. La cuarta es qué nivel de gobierno exige el riesgo del proceso, ya que no es lo mismo una solicitud interna de bajo impacto que un flujo conectado con operaciones financieras críticas.

Cuando estas respuestas están claras, la elección de la plataforma deja de ser una apuesta y se convierte en una consecuencia del diseño. Esa es la diferencia entre comprar una herramienta de automatización y construir una capacidad de orquestación que la empresa podrá reutilizar en sus próximos procesos.

El siguiente paso, hacer que cada nueva aplicación aproveche lo que ya existe

Las plataformas low-code han ampliado las posibilidades de desarrollar soluciones empresariales. Su facilidad de uso permite responder a necesidades que antes podían permanecer sin resolver por limitaciones de tiempo, presupuesto o recursos técnicos.

Pero la velocidad de desarrollo representa solo una parte de su potencial.

El desafío consiste en lograr que las nuevas aplicaciones participen en los procesos existentes, utilicen información confiable y aprovechen las capacidades que la organización ya tiene disponibles.

Esto exige comprender el proceso antes de automatizarlo, seleccionar los mecanismos de integración adecuados y establecer responsabilidades sobre los datos y las soluciones.

También requiere una visión de largo plazo. Una aplicación desarrollada hoy puede convertirse en una pieza importante de otros procesos mañana. Su capacidad para integrarse, mantenerse y reutilizar componentes influirá en lo sencillo o complejo que resulte ese crecimiento.

En ICX abordamos la transformación digital desde la relación entre estrategia, procesos y tecnología. Este enfoque permite evaluar dónde conviene incorporar nuevas aplicaciones, qué sistemas necesitan conectarse y cómo construir una base tecnológica que acompañe las necesidades operativas.

El resultado que vale la pena perseguir es una operación en la que las aplicaciones compartan capacidades, los datos tengan responsabilidades claras y cada nuevo desarrollo aproveche mejor las inversiones existentes.

Preguntas frecuentes sobre orquestación de procesos con low-code

¿Qué es la orquestación de procesos?

Es la coordinación de punta a punta de las personas, los sistemas y las automatizaciones que intervienen en un proceso. A diferencia de una automatización puntual, la orquestación mantiene visible el estado de cada caso y gestiona aprobaciones, esperas y excepciones entre áreas y plataformas.

¿Se necesita un BPM para orquestar procesos con low-code?

Se necesita la disciplina, no necesariamente una suite específica. Antes de orquestar hay que modelar el proceso, eliminar actividades que no aportan valor y definir responsables y reglas de decisión. Esa es la base de la gestión de procesos de negocio, y sin ella la orquestación solo acelera las ineficiencias existentes.

¿Qué papel cumple Appian en la orquestación de procesos?

Appian es una de las plataformas que integran modelado de procesos, desarrollo low-code, conectividad con sistemas existentes y orquestación de tareas humanas y automáticas. Su ventaja es que permite gobernar el proceso completo desde un mismo entorno, sin sustituir el CRM ni el ERP que la empresa ya utiliza.

¿Qué indicadores muestran que la orquestación genera valor?

Los más útiles se relacionan con la operación y no con el número de aplicaciones publicadas, como el tiempo de ciclo del proceso, las intervenciones manuales que siguen siendo necesarias, los errores de integración, el nivel de reutilización, la adopción y el esfuerzo de mantenimiento, siempre comparados con una línea base.

Si su organización necesita coordinar procesos que hoy dependen de varias áreas y plataformas, en ICX Consulting podemos ayudarle a diseñar el proceso, elegir la plataforma adecuada y establecer el modelo de gobierno que permita escalarlo con resultados medibles.

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