Cómo inscribirse y agregar empresas al Marketplace

Un marketplace multivendedor funciona bien cuando el proceso de inscripción de vendedores es claro, rápido y controlado. En Magento, hoy Adobe Commerce, un vendedor puede registrarse él mismo desde el formulario de crear cuenta o ser creado por el administrador desde el panel, y en ambos casos la cuenta se aprueba antes de que pueda vender.

Imagine a la directora de un marketplace regional de productos para el hogar. Su equipo comercial cerró en un mes veinte acuerdos con nuevos proveedores, pero solo siete están vendiendo. Los otros trece esperan en una cola de correos, hojas de cálculo y llamadas de seguimiento, porque cada alta exige que alguien copie datos, cree la tienda y avise al proveedor. En el comité mensual, el director financiero pregunta por qué el catálogo crece más despacio que la lista de acuerdos firmados, y la respuesta es incómoda. El cuello de botella no está en vender ni en atraer proveedores, sino en el recorrido entre el "sí" del vendedor y su primer producto publicado. Un marketplace crece al ritmo con el que incorpora vendedores activos, no al ritmo con que firma contratos.

El marketplace es una plataforma que conecta a vendedores y compradores, de modo que varias empresas pueden publicar sus productos y comenzar a venderlos. Los compradores se sienten atraídos por la gran variedad de productos y por la facilidad de comprar. Este artículo explica cómo funciona la inscripción de vendedores en un marketplace construido sobre Magento, hoy Adobe Commerce, cuáles son las dos maneras de incorporarlos y qué debe decidir la alta dirección para que el proceso sea un motor de crecimiento y no un cuello de botella.

¿Por qué el marketplace es un modelo estratégico?

Porque concentra una parte enorme del comercio electrónico mundial. Según Digital Commerce 360, en su resumen de datos sobre los principales marketplaces del mundo, los cien mayores alcanzarían en 2024 un volumen bruto de mercancía de 3,832 billones de dólares, frente a 3,485 billones en 2023, un crecimiento de 8,2 por ciento ese año. Las cifras son proyecciones con datos de abril de 2024, pero muestran la escala de un modelo en el que la plataforma pone la demanda y los vendedores ponen la oferta.

Para una empresa que no es un gigante global, el atractivo es distinto. Un marketplace propio le permite ampliar su catálogo sin comprar inventario, atraer a otras marcas a su audiencia y convertirse en el punto de encuentro de un sector o de una región. Las compras en línea han ido en aumento, y por eso conviene hacer atractivo el marketplace para los vendedores y, sobre todo, que el proceso de inscripción sea fácil e intuitivo para atraer a las empresas.

¿Qué ofrece Magento para operar un marketplace?

Un matiz importante antes de seguir. Magento, en su forma estándar, es una plataforma pensada para un solo vendedor. Según la firma ScienceSoft, para convertirla en una plataforma multivendedor se necesita una extensión de marketplace ya elaborada, además del trabajo de diseño, implementación e integración. Adobe describe en su blog cómo una extensión de marketplace multivendedor permite que varios vendedores ofrezcan productos o servicios a través de una misma tienda Adobe Commerce. Por eso conviene entender que las pantallas y los pasos que se describen a continuación corresponden a un marketplace construido con una extensión sobre Magento, y que los detalles pueden variar según la extensión elegida.

Una vez instalada, la extensión facilita la incorporación de vendedores y asegura un entorno de venta bien estructurado. Definir procedimientos claros para la incorporación, la aprobación de cuentas y la gestión de productos ayuda a mantener los estándares de calidad y a mejorar la experiencia de compra de los clientes. Existen distintas maneras de inscribirse como vendedor. El administrador puede usar el formulario que trae por defecto el marketplace para crear la cuenta y aceptar o denegar al vendedor, o puede proporcionar su propio formulario a las empresas, reunir los datos desde allí y crear él mismo al vendedor. Para ampliar el contexto de la plataforma puede leer qué es Magento.

¿Cómo se inscribe un vendedor por su cuenta?

Es el camino de autoservicio. Las tiendas y los marketplaces traen formularios de registro, y según el diseño el enlace de crear cuenta se ve en el menú o en el pie de página. Desde ese formulario los vendedores agregan su información y se inscriben.

El primer paso es hacer clic en "Crear cuenta". El formulario es muy parecido al de crear una cuenta de cliente.

El segundo paso es llenar todos los campos. En el tercero, en el campo "¿Quiere convertirse en vendedor?", se marca la opción "Sí". En el cuarto se despliega otro campo para indicar la dirección web que se quiere para la tienda, que puede formarse con varias palabras separadas por guiones, como el nombre de la tienda.

En el quinto paso, al llenar los datos y hacer clic en "Crear", se envía un correo al administrador para que valide la información y apruebe o rechace al vendedor. En el sexto, del lado del vendedor, su cuenta muestra el estado en que se encuentra la solicitud.

En el séptimo, cuando la cuenta ya fue aprobada, el vendedor puede configurar su tienda. En síntesis, la información ingresada llega al administrador, quien revisa la solicitud y la aprueba si los datos son correctos. Para pensar en cómo atraer compradores a esas tiendas, puede consultar las herramientas de promoción en Magento.

¿Cómo agrega el administrador a una empresa al marketplace?

El segundo método es para cuando el administrador se encarga de cargar los datos del vendedor desde el panel de Magento y crear las tiendas, ya sea configurándolas o no. Los vendedores se crean como clientes, pero se les asigna el rol de vendedor. En el menú de clientes, dentro de "Todos los clientes", se selecciona "Nuevo cliente" y se ingresa la información del vendedor. Los campos nombre, apellidos y correo electrónico son obligatorios para crearlo.

Para convertir al cliente en vendedor, se hace clic en el menú del lado izquierdo, en la opción "¿Quiere convertir a ese cliente en vendedor?". Allí se incluye la dirección web de la tienda y se marca la opción de aprobar al vendedor.

Al guardar los cambios, la cuenta se convierte en cuenta de vendedor, y el usuario puede acceder para configurar su tienda o bien el administrador puede hacerlo por él. Al crear el vendedor de esta manera, se le envía un correo para que cree su cuenta y luego empiece a configurar su tienda.

¿Cuál de los dos métodos conviene?

No son excluyentes, y la mayoría de los marketplaces maduros usa ambos. El autoservicio sirve para escalar. Permite que cientos de vendedores pequeños se registren sin intervención y deja al equipo del marketplace la tarea de revisar y aprobar. La alta manual sirve para las cuentas estratégicas, como una marca reconocida que se negocia en persona y a la que se le quiere ofrecer una incorporación asistida, con la tienda ya configurada el día del lanzamiento.

La clave está en la aprobación. Un proceso demasiado laxo llena el marketplace de vendedores que no cumplen con la calidad esperada y daña la confianza del comprador. Uno demasiado lento hace que los vendedores desistan antes de publicar su primer producto. Conviene definir criterios de aprobación claros, con documentos requeridos, plazos de respuesta y responsables, y medir cuánto tarda una solicitud en pasar de recibida a aprobada.

¿Qué debe resolverse antes de abrir la puerta a los vendedores?

La inscripción es solo la parte visible de un modelo que exige reglas claras. Antes de invitar a los primeros vendedores, conviene que la empresa tenga respondidas varias preguntas que ninguna extensión puede contestar por usted. La primera es qué se vende y qué no. Un marketplace sin criterios de catálogo termina con productos duplicados, descripciones inconsistentes y precios que confunden al comprador. Es preferible definir categorías permitidas, exigencias mínimas de información y estándares de fotografía desde el principio, y no corregirlos cuando el catálogo ya tiene miles de referencias.

La segunda es cómo se gana dinero. La mayoría de los marketplaces cobra una comisión por venta, una cuota por suscripción o una combinación de ambas. La decisión afecta la forma en que los vendedores perciben la plataforma, y debe comunicarse con total transparencia en el proceso de inscripción, porque una sorpresa en las condiciones económicas puede provocar el abandono temprano del vendedor. La tercera es cómo se paga a los vendedores y quién responde por las devoluciones, las garantías y la atención posventa. Si el comprador tiene un problema, no distinguirá entre el vendedor y la plataforma, y la reputación del marketplace dependerá de cómo se resuelvan esos casos.

La cuarta es el marco legal y fiscal. Un marketplace que recibe pagos de compradores y los reparte entre vendedores asume obligaciones de facturación, impuestos y protección al consumidor que varían según el país. Conviene que el área jurídica y la financiera participen desde el diseño del proceso, de modo que los documentos que se pidan al vendedor al inscribirse, como identificación fiscal o permisos de operación, respondan a esas obligaciones. Esta revisión es una tarea de su asesor local, y no puede reemplazarse con una configuración de la plataforma.

¿Qué indicadores muestran si la inscripción funciona?

Un directivo no necesita leer el detalle técnico del registro, pero sí necesita un tablero sencillo que le diga si el proceso está sano. Los indicadores más útiles son pocos. El primero es el tiempo de aprobación, es decir, cuántos días pasan entre la solicitud y la respuesta. El segundo es la tasa de activación, que mide el porcentaje de vendedores aprobados que publican al menos un producto en las dos primeras semanas. El tercero es la tasa de vendedores con ventas, que indica cuántos logran su primera venta en los primeros noventa días. El cuarto es la calidad, medida por devoluciones, reclamos y calificaciones por vendedor.

Estos números cuentan una historia. Si el tiempo de aprobación es largo, el cuello de botella está en el equipo del marketplace. Si la activación es baja, el problema está en la guía que recibe el vendedor tras la aprobación, y vale la pena revisar el material de bienvenida, la capacitación y el acompañamiento. Si la tasa de ventas es baja, quizá el reto sea de demanda, de precios o de visibilidad, y la plataforma debe ayudar a los vendedores nuevos a que los compradores los encuentren. Lo que no se mide no se mejora, y en un marketplace el crecimiento sostenido depende de que cada nuevo vendedor tenga una buena primera experiencia.

Hay, por último, una dimensión de confianza que conviene cuidar. Cada vendedor que se inscribe lleva consigo la marca del marketplace ante el comprador. Por eso muchos operadores incluyen, en el propio proceso de alta, la aceptación de términos y condiciones, políticas de devolución y estándares de servicio, y dejan constancia de ello. Aunque parezca burocracia, esa constancia protege a la plataforma cuando surge una disputa y le da al equipo de atención una base objetiva para actuar. Un proceso de inscripción que combina agilidad en lo operativo y rigor en lo contractual es lo que permite crecer rápido sin poner en riesgo la reputación que tanto cuesta construir.

Conviene además probar el recorrido completo en celular. Muchos pequeños vendedores se registran desde su teléfono, y un formulario que se rompe en pantallas pequeñas o un correo de aprobación que cae en la carpeta de correo no deseado bastan para perderlos. Una prueba de media hora con tres personas distintas suele revelar los problemas más costosos.

Qué significa para la alta dirección

Un proceso bien gestionado de inscripción permite expandir el marketplace de manera eficiente, manteniendo estándares altos de calidad y una buena experiencia para los clientes. Asegurar que los vendedores sigan una incorporación estructurada ayuda a prevenir problemas operativos y fomenta la confianza dentro del marketplace. Para la alta dirección, eso se traduce en tres decisiones.

La primera es de gobierno: quién aprueba vendedores, con qué criterios y con qué plazo. Si la aprobación depende de una sola persona, se convierte en un cuello de botella cuando el volumen crece. La segunda es de experiencia: el vendedor es también un cliente, y un registro confuso le dice desde el primer minuto cómo será trabajar con usted. La tercera es de medición: el indicador que importa no es cuántos vendedores se inscriben, sino cuántos publican su primer producto y cuántos venden en los primeros noventa días.

Aprovechar las capacidades de gestión de vendedores permite controlar la publicación de productos, supervisar el desempeño de cada uno y optimizar los procesos de transacción. Funciones como aprobaciones automatizadas, paneles personalizados para vendedores y analítica de rendimiento mejoran tanto la experiencia de los vendedores como la de los clientes, aunque su disponibilidad depende de la extensión que se utilice y conviene validarla antes de contratar.

Cómo empezar el lunes por la mañana

Comience por recorrer su propio proceso como si fuera un vendedor nuevo. Regístrese, complete el formulario, espere la aprobación y publique un producto, y registre cuánto tarda cada paso y dónde se confunde. Casi siempre aparecen formularios con campos innecesarios, correos que no llegan o aprobaciones que dependen de una persona que está de viaje.

Con esa experiencia, defina un acuerdo de servicio interno para las solicitudes, por ejemplo una respuesta en dos días hábiles, y asigne un responsable con un suplente. Luego mida durante un trimestre el tiempo entre solicitud y aprobación, el porcentaje de vendedores aprobados que publican su primer producto y el tiempo que tardan en hacerlo. Si la mayoría se queda a medio camino, el problema está en el recorrido y no en la captación.

Cómo le ayuda ICX

ICX Consulting acompaña a las empresas en el diseño y la puesta en marcha de su estrategia de comercio electrónico, incluidos los modelos de marketplace. Nuestra consultoría de comercio electrónico B2B ayuda a definir las reglas de incorporación, aprobación y operación de los vendedores, y la práctica de comercio electrónico B2C acompaña la experiencia del comprador. Si necesita ordenar su hoja de ruta, el kit de Transformación Digital ofrece una base para evaluar el punto de partida y priorizar las inversiones.

Preguntas frecuentes

¿Magento permite crear un marketplace multivendedor?

Sí, pero no de forma estándar. Magento es una plataforma de un solo vendedor y requiere una extensión de marketplace, además de diseño e integración, para operar con múltiples vendedores.

¿Quién aprueba a los vendedores?

El administrador del marketplace. Cuando un vendedor se inscribe por su cuenta, se envía un correo al administrador para que valide los datos y apruebe o rechace la solicitud. Cuando el administrador lo crea, puede marcarlo como aprobado en el mismo paso.

¿Qué datos se necesitan para crear un vendedor desde el administrador?

Nombre, apellidos y correo electrónico son obligatorios para crear la cuenta. Luego se asigna el rol de vendedor, se define la dirección web de su tienda y se marca la aprobación.

¿Cómo sabe el vendedor en qué estado está su solicitud?

En su cuenta aparece el estado de la solicitud. Una vez aprobada, puede configurar su tienda y empezar a publicar productos.

Un marketplace crece con los vendedores que logra incorporar y activar. Si desea revisar el recorrido de inscripción de su plataforma y diseñar un proceso que atraiga y retenga vendedores, solicite un diagnóstico con un consultor de ICX y convierta la incorporación en una ventaja competitiva.