ICX acompañó a Ultrapark en un proceso integral de transformación digital enfocado en optimizar sus procesos comerciales, fortalecer la retención de clientes y evolucionar su presencia digital hacia un modelo B2B más estratégico. A través de la automatización de procesos clave, la implementación de un CRM robusto y el rediseño de su ecosistema digital, Ultrapark logró mejorar la trazabilidad de su operación, habilitar una gestión proactiva de contratos y crear una plataforma orientada a generar leads calificados y fortalecer la relación con sus inquilinos.
Sobre el cliente
Ultrapark es una empresa dedicada al desarrollo y gestión de parques empresariales en Costa Rica, ofreciendo espacios corporativos a compañías locales e internacionales. Su propuesta de valor va más allá de la infraestructura física, integrando servicios complementarios que buscan mejorar la experiencia de los inquilinos y fomentar entornos de trabajo modernos, colaborativos y eficientes. En un mercado competitivo, Ultrapark busca diferenciarse mediante innovación, servicio y una gestión más estratégica de sus relaciones comerciales.
El reto
Ultrapark enfrentaba múltiples desafíos estructurales en su modelo comercial y en la gestión de la experiencia del cliente. La relación con sus inquilinos se manejaba principalmente de forma reactiva, sin procesos definidos que permitieran anticipar necesidades clave como la renovación de contratos, lo que generaba negociaciones tardías y pérdida de oportunidades de fidelización.
La gestión de información estaba fragmentada, sin un repositorio centralizado que garantizara trazabilidad de interacciones, acuerdos y condiciones contractuales. Esto limitaba la capacidad de dar seguimiento efectivo a clientes, así como de identificar oportunidades de venta cruzada de servicios adicionales.
Adicionalmente, existían brechas en la coordinación interna entre equipos comerciales, operativos y financieros, afectando la eficiencia en la gestión de solicitudes y proyectos. En paralelo, su sitio web no cumplía un rol estratégico en la generación de demanda ni en la gestión de relaciones, operando como un canal informativo con bajo impacto comercial. Es por ello que Ultrapark necesitaba evolucionar hacia un modelo más integrado, proactivo y orientado a datos, tanto en su operación comercial como en su ecosistema digital.
Tipo de servicio
-
CRM Strategy & Implementation (HubSpot)
-
Sales Process Optimization
-
Customer Experience Design
-
Marketing Automation
-
UX & Digital Transformation
La solución
ICX diseñó e implementó una solución integral que combinó la optimización de procesos comerciales con la transformación del ecosistema digital de Ultrapark, alineando tecnología, operación y experiencia del cliente.
En el frente comercial, se estructuraron y automatizaron procesos clave como la gestión de ventas, la administración de contratos y las renovaciones, incorporando workflows que permiten anticipar vencimientos y activar acciones proactivas con los clientes. Se implementó HubSpot como plataforma central, configurando objetos personalizados para gestionar información crítica de clientes, contratos y proyectos, asegurando trazabilidad y visibilidad en toda la operación.
Adicionalmente, se integraron herramientas de automatización y colaboración, permitiendo documentar interacciones y mejorar el seguimiento de acuerdos. Se incorporaron capacidades de segmentación, lead scoring y análisis de valor del cliente, habilitando estrategias más efectivas de cross-selling y retención.
En paralelo, ICX lideró el rediseño completo del ecosistema digital de Ultrapark, transformando su sitio web en una plataforma B2B orientada a la generación de demanda y a la gestión de relaciones. Esta nueva arquitectura incluyó un sitio público con contenido de alto valor para prospectos, una comunidad privada para inquilinos que fomenta interacción y engagement, y una integración completa con el CRM para capturar y gestionar leads de forma eficiente. Este enfoque permitió conectar la experiencia digital con la operación comercial, generando un modelo más coherente, escalable y centrado en el cliente.
Capacidades involucradas
CRM Strategy
Customer Experience Design
Marketing Automation
Data & Analytics
UX / Digital Experience
Operational Efficiency
Resultados e impacto
El proyecto permitió a Ultrapark transformar su modelo de gestión comercial hacia un enfoque más estructurado, proactivo y basado en datos. La implementación de un CRM centralizado y la automatización de procesos clave generaron una mejora significativa en la trazabilidad de la operación, facilitando el seguimiento de clientes, contratos y oportunidades.
La organización logró anticipar la gestión de renovaciones, reduciendo la dependencia de negociaciones de último momento y fortaleciendo la retención de inquilinos. Asimismo, se habilitaron nuevas capacidades para identificar y gestionar oportunidades de venta cruzada, incrementando el valor generado por cliente a lo largo del tiempo.
A nivel operativo, se optimizó la coordinación entre equipos, mejorando la eficiencia en la gestión de solicitudes y proyectos. En el frente digital, el nuevo ecosistema web permitió atraer leads más calificados y fortalecer la relación con los clientes existentes a través de una experiencia más rica e interactiva. Como resultado Ultrapark avanzó hacia un modelo más integrado, con mayor visibilidad, control y capacidad de crecimiento sostenible.
Diferencial ICX
El diferencial de ICX radicó en su capacidad de abordar el reto de Ultrapark de manera integral, combinando estrategia, procesos y tecnología en una solución coherente y orientada a resultados de negocio. Más allá de implementar herramientas, ICX diseñó un modelo operativo que conecta la gestión comercial, la experiencia del cliente y el ecosistema digital bajo una misma lógica.
El enfoque consultivo permitió identificar las verdaderas causas de los desafíos del cliente, priorizar iniciativas de alto impacto y asegurar que cada componente de la solución estuviera alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Adicionalmente, la integración de capacidades —desde CRM hasta UX y analítica— posicionó a ICX como un socio clave en la transformación de Ultrapark hacia un modelo más competitivo, escalable y centrado en el cliente.
