Una empresa puede contar con un CRM para gestionar clientes, un ERP para controlar sus operaciones y varias aplicaciones desarrolladas para resolver necesidades específicas. Cada sistema cumple su función. El problema aparece cuando, para completar un proceso, las personas todavía tienen que trasladar información de una plataforma a otra, verificar registros manualmente o repetir tareas que ya deberían estar conectadas.
Las plataformas low-code han facilitado el desarrollo de aplicaciones empresariales mediante herramientas visuales, componentes reutilizables y automatizaciones. Esto permite atender necesidades particulares sin tener que programar cada solución desde cero. Pero esa facilidad también plantea un desafío: crear aplicaciones más rápido no garantiza que la operación funcione de manera más integrada.
Pensemos en una aplicación para gestionar solicitudes de clientes. Puede tener una interfaz intuitiva, registrar información y enviar notificaciones. Sin embargo, si el equipo debe consultar el CRM para completar datos y después ingresar manualmente la solicitud en el ERP, una parte importante del proceso continúa fragmentada.
Ahí es donde la integración adquiere relevancia. Una aplicación low-code puede aprovechar los sistemas existentes para consultar información, ejecutar acciones y participar en procesos que involucran distintas áreas.
Para conseguirlo, las organizaciones necesitan tomar decisiones sobre arquitectura, integración, responsabilidades de los datos y gobierno tecnológico. Estas decisiones determinan si cada nueva aplicación suma capacidades a la empresa o incorpora otra solución que habrá que mantener de manera independiente.
El desarrollo low-code ofrece una ventaja importante: permite crear soluciones para necesidades que difícilmente justificarían un proyecto de desarrollo tradicional de gran escala.
Un área de operaciones puede necesitar una aplicación para registrar inspecciones. Recursos Humanos puede requerir una herramienta para gestionar solicitudes internas. El equipo comercial puede buscar una manera más sencilla de consultar información durante una visita a un cliente.
Todas son necesidades válidas. Incluso pueden resolverse con aplicaciones que funcionen correctamente de forma individual.
La dificultad surge cuando estas soluciones comienzan a relacionarse con procesos más amplios.
Una aplicación de inspecciones, por ejemplo, puede generar información que necesita mantenimiento. Mantenimiento podría requerir datos del inventario disponible en el ERP. Y, si una inspección deriva en un servicio facturable, también podría intervenir el sistema financiero.
Cuando esas relaciones no se consideran desde el diseño, el trabajo termina dependiendo de correos electrónicos, hojas de cálculo y registros duplicados.
Este desafío es frecuente en organizaciones que han incorporado diferentes soluciones tecnológicas sin revisar cómo deben relacionarse. Como analizamos en ICX, la acumulación de software puede dificultar la evolución de los procesos empresariales cuando las aplicaciones no comparten una arquitectura que permita adaptarlas a nuevas necesidades.
Una arquitectura empresarial conectada permite que cada sistema mantenga aquello para lo que fue diseñado.
Un CRM puede continuar gestionando la información comercial y las relaciones con los clientes. El ERP puede conservar el control de inventarios, pedidos y operaciones financieras. Una plataforma low-code puede proporcionar una interfaz específica para que los colaboradores ejecuten una tarea sin tener que navegar por varios sistemas.
La clave es establecer cómo colaboran estas plataformas.
Por ejemplo, una aplicación low-code para solicitudes de servicio podría consultar los datos del cliente en el CRM, registrar una orden en el sistema correspondiente y mostrar al usuario el avance de su solicitud.
La aplicación se concentra en facilitar la interacción, mientras los sistemas existentes mantienen sus funciones principales.
Este enfoque ayuda a aprovechar inversiones tecnológicas anteriores y evita trasladar innecesariamente capacidades que ya funcionan en otras plataformas.
La integración entre CRM y ERP es un ejemplo de cómo conectar información comercial, financiera y operativa para que diferentes áreas puedan participar en un mismo flujo de trabajo sin duplicar esfuerzos.
Antes de elegir conectores, APIs o plataformas de automatización, conviene revisar qué necesita conseguir la organización.
Supongamos que una empresa quiere reducir el tiempo de gestión de solicitudes de compra. Actualmente, un colaborador envía un formulario, su responsable lo aprueba por correo y alguien del equipo administrativo revisa la disponibilidad presupuestaria antes de registrar la solicitud en el ERP.
Una aplicación low-code podría reemplazar el formulario y centralizar las aprobaciones. Pero si después alguien debe copiar los datos al ERP, solo habremos digitalizado una parte del recorrido.
Para conectar el proceso completo, primero necesitamos comprender cómo se mueve la solicitud y qué sistemas intervienen.
El análisis debería responder cinco preguntas:
Estas respuestas permiten definir qué necesita hacer la aplicación y cuáles son las responsabilidades de los sistemas con los que se relacionará.
En el ejemplo anterior, la aplicación podría gestionar la solicitud y mostrar su estado, mientras una automatización consulta información presupuestaria, envía aprobaciones y registra la operación en el ERP cuando corresponda.
Así, el usuario trabaja desde una experiencia más sencilla sin que la empresa tenga que reconstruir todas las capacidades financieras dentro de la aplicación.
También es importante cuestionar si las actividades que hoy conforman el proceso siguen siendo necesarias.
Una aprobación duplicada, una validación que nadie utiliza o una transferencia manual que existe por una limitación anterior no deberían conservarse automáticamente en la nueva solución.
Desarrollar una aplicación sobre un proceso mal diseñado puede hacer que sus ineficiencias se ejecuten con mayor rapidez.
La automatización de procesos debe acompañarse de una revisión de las actividades, decisiones y responsabilidades que conforman la operación. De lo contrario, existe el riesgo de trasladar problemas existentes a una nueva plataforma.
Como explicamos en nuestro análisis sobre los costos de automatizar procesos mal diseñados, ejecutar una actividad automáticamente no garantiza que produzca mejores resultados.
Por eso, el diseño de una solución low-code debe partir del proceso empresarial. La tecnología se incorpora después, cuando está claro qué actividades aportan valor, cuáles pueden simplificarse y dónde es necesaria una integración.
Una vez definido el proceso, llega el momento de establecer cómo intercambiarán información y capacidades las plataformas.
No todas las integraciones funcionan de la misma manera. Algunas requieren consultar información en el momento en que un usuario realiza una acción. Otras necesitan ejecutar tareas en segundo plano, sincronizar registros periódicamente o coordinar actividades que suceden en varios sistemas.
Elegir el mecanismo adecuado ayuda a evitar conexiones difíciles de mantener y operaciones que dependen innecesariamente unas de otras.
Aunque estos enfoques pueden combinarse, cada uno responde a una necesidad diferente.
|
Tipo de integración |
Función |
Ejemplo |
|---|---|---|
|
Integración de datos |
Compartir, transformar o sincronizar información entre sistemas. |
Actualizar periódicamente datos de inventario utilizados por una aplicación comercial. |
|
Integración de aplicaciones |
Permitir que una aplicación utilice funciones o información expuesta por otra. |
Consultar mediante una API el estado de una orden en el ERP. |
|
Integración de procesos |
Coordinar actividades que involucran distintos sistemas y personas. |
Gestionar una solicitud desde su registro hasta la aprobación y actualización financiera. |
Estas formas de integración no son excluyentes. Un mismo proceso puede requerir intercambio de datos, llamadas a APIs y automatizaciones que coordinen diferentes etapas.
La integración de procesos digitales permite abordar estas relaciones desde una perspectiva más amplia, considerando cómo deben conectarse las actividades y los sistemas para sostener una operación coordinada.
Las APIs permiten que un sistema exponga funciones o información mediante interfaces definidas. Una aplicación puede utilizarlas para consultar un registro, crear una solicitud o ejecutar una operación autorizada sin tener que acceder directamente al funcionamiento interno del otro sistema.
Los conectores facilitan esta interacción dentro de las plataformas low-code.
Por ejemplo, Microsoft Power Platform dispone de conectores que permiten utilizar operaciones de servicios externos en aplicaciones y flujos automatizados. Cuando no existe un conector adecuado, pueden desarrollarse conectores personalizados para integrar APIs específicas, sujetos a las restricciones técnicas y de seguridad correspondientes.
También existen plataformas como Appian, que permiten conectar aplicaciones, datos y procesos empresariales sin necesidad de sustituir todos los sistemas existentes.
Esto no significa que cualquier integración pueda resolverse con unos pocos clics. También deben considerarse autenticación, permisos, límites de uso, disponibilidad, manejo de errores y licenciamiento.
Volvamos a la aplicación de solicitudes de compra.
Cuando el usuario consulta el presupuesto disponible, puede ser necesario recibir una respuesta en ese momento. En cambio, una notificación al equipo administrativo podría procesarse de manera asíncrona, sin obligar al usuario a esperar.
La arquitectura debe distinguir estas necesidades.
Una integración inmediata puede ser adecuada cuando el proceso necesita una respuesta para continuar. Una integración basada en eventos o colas puede resultar más conveniente para ciertas tareas que deben ejecutarse en segundo plano.
También conviene definir qué sucederá cuando el sistema de destino no esté disponible, una operación falle o se reciba dos veces el mismo evento. Los mecanismos de reintento, monitoreo e idempotencia, que permiten evitar que una misma operación produzca resultados duplicados, ayudan a mantener la consistencia de los procesos.
Herramientas como Power Automate, Azure Logic Apps, APIs REST y soluciones iPaaS pueden participar en estas arquitecturas, pero no cumplen necesariamente la misma función ni ofrecen idénticas capacidades.
La elección depende del proceso, los requerimientos técnicos y las condiciones del entorno empresarial.
Cuando diferentes aplicaciones necesitan consumir las mismas capacidades, una capa de integración puede ayudar a reducir conexiones directas y distribuir responsabilidades con mayor claridad.
Por ejemplo, varias aplicaciones podrían necesitar consultar información de clientes. En lugar de implementar de manera independiente todas las reglas de comunicación con el CRM, la organización puede evaluar la creación de un servicio reutilizable que exponga únicamente la información y las operaciones necesarias.
Esta alternativa puede facilitar el mantenimiento, centralizar determinadas transformaciones y ofrecer una interfaz estable a otras aplicaciones.
Sin embargo, introducir una capa adicional también implica operación, monitoreo y costos. Su conveniencia debe evaluarse según la complejidad y frecuencia de las integraciones, no asumirse como una obligación para cualquier proyecto low-code.
Conectar aplicaciones resuelve cómo intercambiar información. Pero queda una decisión igual de importante: determinar dónde se administra cada dato y qué sistema tiene autoridad para modificarlo.
Imaginemos que el CRM, el ERP y una aplicación de atención almacenan información del mismo cliente.
Si las tres plataformas permiten modificar su dirección y ninguna tiene reglas claras de sincronización, pueden aparecer versiones diferentes del mismo registro.
La integración, por sí sola, no corrige este problema. Incluso puede extenderlo a más sistemas.
En este contexto, la calidad de los datos del CRM y la definición de reglas para administrarlos adquieren especial importancia. Cuando diferentes plataformas utilizan información compartida, cualquier inconsistencia puede afectar las decisiones y actividades que dependen de ella.
Un sistema de referencia es aquel al que la organización asigna autoridad sobre un conjunto determinado de datos.
No siempre existe un único sistema responsable de toda la información relacionada con una entidad. La responsabilidad puede variar según el atributo o el proceso.
Por ejemplo:
|
Información |
Posible sistema de referencia |
Sistemas consumidores |
|---|---|---|
|
Datos comerciales del cliente |
CRM |
Portal de clientes, analítica, servicio |
|
Inventario y existencias |
ERP |
Ventas, comercio electrónico, aplicaciones operativas |
|
Facturas y saldos |
ERP o sistema financiero |
CRM, portales, reportes |
|
Estado de solicitudes operativas |
Sistema de gestión de solicitudes |
CRM, analítica, aplicaciones internas |
El objetivo es que otros sistemas puedan utilizar esa información sin convertirse automáticamente en fuentes paralelas.
Antes de desarrollar una sincronización conviene acordar:
Este último punto merece especial atención.
Una integración puede funcionar técnicamente y aun así generar registros inconsistentes si no existen identificadores compartidos, validaciones y reglas claras para actualizar la información.
Por eso, la gestión de datos debe formar parte del diseño desde el inicio. Incorporarla después puede exigir correcciones sobre aplicaciones y procesos que ya están en funcionamiento.
Una de las ventajas del low-code es que diferentes equipos pueden participar en la creación de soluciones. Esto favorece la respuesta a necesidades específicas y puede reducir la dependencia de desarrollos completamente personalizados.
Pero a medida que aumenta el número de aplicaciones, también crecen las responsabilidades de mantenimiento.
Una solución creada para un área puede convertirse en un componente importante de la operación. Si depende de una única persona, utiliza credenciales personales o no cuenta con documentación, cualquier modificación puede representar un riesgo.
Por eso, es importante establecer reglas comunes para desarrollar, operar y mantener las aplicaciones.
Un modelo práctico puede organizarse alrededor de seis componentes:
|
Componente |
Decisión necesaria |
|---|---|
|
Seguridad y acceso |
Definir usuarios autorizados, permisos y mecanismos de autenticación. |
|
Integraciones |
Establecer conectores permitidos y criterios para acceder a sistemas externos. |
|
Ambientes |
Separar desarrollo, pruebas y producción según la criticidad de las soluciones. |
|
Ciclo de vida |
Definir cómo se documentan, prueban, actualizan y retiran las aplicaciones. |
|
Responsabilidades |
Asignar propietarios funcionales y responsables técnicos. |
|
Reutilización |
Identificar componentes, flujos y servicios que pueden compartirse. |
El nivel de control debe ser proporcional al riesgo y a la importancia de cada aplicación.
Una herramienta interna utilizada por cinco personas no necesariamente necesita el mismo esquema de gobierno que una aplicación integrada con operaciones financieras críticas.
Sin embargo, ambas deberían contar con responsables identificables y reglas mínimas para garantizar su continuidad.
La reutilización es una de las capacidades que puede favorecer el crecimiento ordenado de un ecosistema.
Si varias aplicaciones necesitan consultar el estado de un pedido, conviene evaluar si esa capacidad puede ofrecerse mediante un servicio compartido, en lugar de crear una integración distinta para cada solución.
Lo mismo ocurre con reglas de validación, componentes de interfaz o flujos de aprobación que tienen funciones equivalentes.
Reutilizar no consiste en forzar que todas las aplicaciones funcionen de manera idéntica. Significa identificar aquello que puede mantenerse de forma común y dejar espacio para las particularidades de cada proceso.
En este punto, el rediseño y la optimización de procesos empresariales ofrecen una base para identificar qué actividades deben estandarizarse, cuáles necesitan evolucionar y dónde conviene introducir nuevas capacidades tecnológicas.
Esta relación entre tecnología, operación y gobierno resulta especialmente importante para sostener las mejoras en el tiempo.
El número de aplicaciones publicadas puede ser útil para entender el nivel de adopción de una plataforma. Sin embargo, no demuestra por sí solo que los procesos sean más eficientes o que la arquitectura sea más fácil de mantener.
Una empresa podría desarrollar veinte aplicaciones y seguir dependiendo de transferencias manuales entre sistemas.
Otra podría desarrollar solo cinco y conseguir mejoras relevantes en procesos que involucran diferentes áreas.
Para evaluar el resultado, conviene incorporar indicadores vinculados con el funcionamiento de la operación.
|
Indicador |
Qué permite evaluar |
|---|---|
|
Tiempo de ciclo del proceso |
Si las solicitudes u operaciones se completan en menos tiempo. |
|
Intervenciones manuales |
Cuántas transferencias, validaciones o registros manuales siguen siendo necesarios. |
|
Errores de integración |
Frecuencia de fallos, registros rechazados o inconsistencias entre sistemas. |
|
Reutilización |
Proporción de nuevas soluciones que aprovechan componentes o servicios existentes. |
|
Adopción |
Uso efectivo de las aplicaciones por parte de los equipos previstos. |
|
Mantenimiento |
Esfuerzo necesario para actualizar aplicaciones e integraciones sin afectar otros procesos. |
Estos indicadores deben acompañarse de una línea base. Sin conocer el estado anterior, resulta difícil atribuir las mejoras a una nueva solución.
También conviene distinguir las métricas técnicas de los resultados empresariales. Una integración puede tener una disponibilidad elevada, pero aportar poco valor si conecta una actividad que no era prioritaria.
La evaluación debe relacionar el desempeño tecnológico con los objetivos del proceso.
La organización no necesita integrar todas sus aplicaciones simultáneamente.
Un camino razonable consiste en seleccionar primero un proceso importante que actualmente dependa de varias plataformas y presente oportunidades claras de mejora.
A partir de ese proceso, el equipo puede:
Este primer ejercicio permite validar decisiones de arquitectura y establecer criterios que podrán aplicarse a futuras soluciones.
Para procesos con múltiples tareas manuales, también puede ser útil revisar las capacidades de automatización inteligente de procesos y determinar si tecnologías como la inteligencia artificial o la automatización robótica pueden aportar valor a actividades específicas.
Lo importante es que cada incorporación tecnológica responda a una necesidad identificada y pueda evaluarse mediante resultados concretos.
Las plataformas low-code han ampliado las posibilidades de desarrollar soluciones empresariales. Su facilidad de uso permite responder a necesidades que antes podían permanecer sin resolver por limitaciones de tiempo, presupuesto o recursos técnicos.
Pero la velocidad de desarrollo representa solo una parte de su potencial.
El desafío consiste en lograr que las nuevas aplicaciones participen en los procesos existentes, utilicen información confiable y aprovechen las capacidades que la organización ya tiene disponibles.
Esto exige comprender el proceso antes de automatizarlo, seleccionar los mecanismos de integración adecuados y establecer responsabilidades sobre los datos y las soluciones.
También requiere una visión de largo plazo. Una aplicación desarrollada hoy puede convertirse en una pieza importante de otros procesos mañana. Su capacidad para integrarse, mantenerse y reutilizar componentes influirá en lo sencillo o complejo que resulte ese crecimiento.
En ICX abordamos la transformación digital desde la relación entre estrategia, procesos y tecnología. Este enfoque permite evaluar dónde conviene incorporar nuevas aplicaciones, qué sistemas necesitan conectarse y cómo construir una base tecnológica que acompañe las necesidades operativas.
El resultado que vale la pena perseguir es una operación en la que las aplicaciones compartan capacidades, los datos tengan responsabilidades claras y cada nuevo desarrollo aproveche mejor las inversiones existentes.